Doctorat franco-allemand Immatriculation

L'inscription à l'UFA n'a lieu par un compte individuel auprès de l’UFA qu'après l'admission (éventuellement conditionnelle) des étudiants dans le programme.

Possibilité 1 : compte déjà existant

Les étudiants se connectent avec leurs données d'inscription à leur compte sous le lien suivant. Dès qu'ils se sont connectés, ils vont sous « navigation » sur « réinscription ». Sous cette rubrique, ils remplissent les indications nécessaires et confirment à la fin en cliquant sur « OK » en bas à droite.

Possibilité 2 : Compte pas encore disponible

Les étudiants doivent créer leur propre compte auprès de l'UFA en cliquant sur ce lien, puis en cliquant sur « enregistrer un compte » à droite. Après avoir fourni quelques informations sur leur personne, le compte est créé. Attention : la création d'un compte ne vaut pas l’inscription, il y a d'autres démarches à effectuer. Une fois leur propre compte créé, les étudiants peuvent se connecter à leur compte avec leur nom d'utilisateur et leur mot de passe. Ils doivent ensuite appuyer sur « nouvelle inscription » et remplir le formulaire correspondant qui apparaît. L'inscription est ainsi effectuée. 

Réinscription annuelle

Une fois par an, les étudiants doivent se réinscrire auprès de l'UFA. Pour ce faire, ils se connectent à leur compte et cliquent sous « navigation » sur « réinscription » où ils remplissent les données nécessaires. Die Rückmeldung erfolgt lediglich jährlich und nicht einmal pro Semester, wie es an der Universität Heidelberg der Fall ist. Hierfür sind allerdings keine Gebühren zu entrichten. 

Différence entre inscription et réinscription

L'inscription a lieu lorsque les étudiants s'inscrivent pour la première fois à l'UFA. La réinscription a lieu après qu'ils se soient inscrits à l'UFA. Ils confirment ainsi qu'ils souhaitent rester inscrits à l'UFA.

Délais de l’inscription et de la réinscription

L’inscription et la réinscription sont possibles du 2 mai au 30 septembre.

Contact UFA 

Pour toute question relative à l'inscription et à la réinscription à l'UFA, les étudiants peuvent s'adresser aux contacts suivants à l'UFA :

Courriel : einschreibung@dfh-ufa.org
Téléphone : 0049 681 938 12 160

1. Faire une thèse : https://www.phil.uni-heidelberg.de/de/promovieren-an-der-fakultaet-0

2. Organiser sa thèse : https://www.graduateacademy.uni-heidelberg.de/promovieren/promotionsbeg…

3. Site du programme: https://www.hist.uni-heidelberg.de/de/studium/studiengaenge-ba-ma-m-ed/…

4. Brochure PhD-Track: https://backend.hist.uni-heidelberg.de/de/dokumente/broschuere-d-f-phd-…

Le processus d'inscription à l'Université de Heidelberg dépend du fait si les étudiants sont déjà inscrits à la Ruperto Carola via un programme de master à l'Université de Heidelberg ou non. Possibilité 1 : Si les étudiants ne sont pas encore inscrits à l'Université en raison d'études de master effectuées en dehors de l'université de Heidelberg, la première inscription passe par le dépôt de documents relatifs au droit d'accès à l'université et à l'exmatriculation à l'université, une demande d'acceptation en tant que doctorant à la faculté de philosophie et l'inscription sur heiDOCS. Possibilité 2 : Si les étudiants ont déjà un numéro d'immatriculation et un compte à l'Université grâce à leur inscription en master à Heidelberg, ils doivent effectuer un changement de la filière universitaire auprès de l'administration des étudiants (Umschreibung), faire une demande d'acceptation en tant que doctorant auprès de la faculté de philosophie et s'inscrire sur heiDOCS. Il y a changement de la filière universitaire (Umschreibung) à l'Université de Heidelberg lorsqu'il y a modification de la filière d'études ou de l'objectif de fin d'études visé par l'étudiant.

Possibilité 1 : Première inscription à l'Université de Heidelberg

1) Les étudiants préparent les documents suivants :

• Copie certifiée conforme du diplôme d'accès à l'enseignement supérieur.
• Copie de la carte d'identité
• Photo d'identité
• Le document « acceptation en vue de l'immatriculation », rempli par la Faculté des Lettres, une copie de l'original suffit ici. Le document peut être téléchargé sous ce lien
• Copie certifiée conforme du certificat de BA et de MA
• Attestation d'exmatriculation détaillée, le cursus et la durée des études doivent ressortir du document.

2) Les étudiants téléchargent les documents sur la plateforme HeiCO pour l'immatriculation en ligne. Ils peuvent déposer une demande d'immatriculation. Ils se connectent avec leur Uni-ID et fournissent les informations requises. Dès qu'ils sont admis, un lien apparaît. Celui-ci permet aux étudiants d'accéder à leur demande d'immatriculation.

3) Les étudiants impriment et signent la demande d'immatriculation. Ils la téléchargent ensuite sur HeiCO.

4) Les étudiants envoient les documents suivants par courrier : Demande d'immatriculation, copie certifiée conforme du diplôme universitaire. L'adresse est la suivante

Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Studierendenadministration/ Zentrales Doktorandenbüro
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg

5) Une fois l'inscription terminée, les étudiants reçoivent un mail. Ils peuvent retirer leur carte d'étudiant sur le portail de services de l'administration universitaire.

Possibilité 2 : Changement de la filière universitaire (Umschreibung)

1) Les étudiants préparent les documents suivants :

• Copie simple du diplôme de BA (si elle provient de Heidelberg), si le diplôme de BA ne provient pas de Heidelberg, il est préférable de faire une copie certifiée conforme.
• Copie certifiée conforme du certificat de MA
• Un CV à jour
• Le document « acceptation en vue de l'immatriculation » (Annahme zum Zweck der Immatrikulation), rempli par la Faculté de philosophie, une copie de l'original suffit ici. Le document peut être téléchargé sous ce lien
• Le document « demande de changement de filière universitaire » (Antrag auf Umschreibung). Celui-ci peut être téléchargé sous ce lien.

2) Les étudiants téléchargent les documents sur la plateforme HeiCO.

Demande d’admission au doctorat (Antrag auf Annahme zur Promotion)

L’acceptation en tant que doctorant du PhD-Track franco-allemand de l’Université de Heidelberg/de l’EHESS Paris ne signifie pas que l'on est automatiquement inscrit en tant que doctorant à la Faculté de philosophie. Il est donc nécessaire de faire une demande d'admission en tant que doctorant à la Faculté de Philosophie de l'Université de Heidelberg. Pour cela, les documents suivants sont à rendre :

• Promotionsvereinbarung
• Annahmebogen
• Erklärung vorausgegangener Promotionsversuch
• Fragebogen zur Annahme
• (Uniquement pour les étudiants internationaux) : Schulabschlussbescheinigung
• Un CV à jour
• Copie simple du diplôme BA avec le relevé de note correspondant
• Copie certifiée conforme du certificat de MA avec le relevé de note correspondant
• Bref exposé du projet de recherche prévu pour la thèse
• Copie de la carte d'identité

Les documents doivent être envoyés par courrier postal à l'adresse suivante:

Dekanat der Philosophischen Fakultät
Voßstr. 2, Geb. 37
69115 Heidelberg

heiDOCS

Le portail est accessible via le lien suivant. Après s'être connecté, l'étudiant doit effectuer plusieurs étapes pour créer son dossier. Selon la phase de promotion, différentes étapes peuvent être effectuées sur heiDOCS. Des informations sur heiDOCS peuvent être consultées sous ce lien.

heiDOCS

Délai de l’inscription et de la réisncription à l’Université de Heidelberg

Il n'y a pas de délai fixe pour l'inscription aux études de doctorat à l'Université de Heidelberg. Il est toutefois conseillé de le faire le plus tôt possible afin de pouvoir accéder à la carte d'étudiant et aux comptes Moodle, LSF et heiCO. En outre, une réinscription à l'Université de Heidelberg est nécessaire une fois par semestre pour confirmer que les étudiants souhaitent rester inscrits à l'Université le semestre suivant. Les étudiants peuvent se réinscrire entre le 15 janvier et le 15 février pour le semestre d'été et entre le 15 juin et le 15 juillet pour le semestre d'hiver. La réinscription se fait uniquement par virement bancaire. Les étudiants peuvent consulter le montant de la contribution, le motif du virement et le statut actuel de la contribution dans leur compte sur heiCo sous « Statut des contributions d'études » (Studienbeitragsstatus). Le site Internet officiel de la réinscription de l'université se trouve sous ce lien.

La procédure d'inscription administrative est totalement dématérialisée, les documents nécessaires à l'inscription ne doivent être mis à disposition que par voie électronique, aucun envoi postal n'est prévu.

Inscription administrative

L'inscription administrative peut être effectuée dès que les étudiants reçoivent par e-mail l'accord d'inscription du service de scolarité de l'EHESS. Les informations mises à disposition par l'école sont disponibles ici. Comme pour la demande d'admission, l'inscription administrative est totalement dématérialisée. Plusieurs étapes sont nécessaires :

• Le paiement de la Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC). Il ne s'agit pas des droits universitaires. La CVEC est prélevée par l'organisation française CROUS. Le CROUS s'occupe de l'organisation de la vie étudiante en France. Il gère notamment les résidences universitaires, les bourses, les activités culturelles et les restaurants universitaires. Pour payer la CVEC, les étudiants se rendent sur le lien suivant. Sous « Payer en ligne », les étudiants peuvent payer les frais. Il est nécessaire de créer un compte sur le site Internet avant de payer. Une fois le paiement effectué, ils reçoivent un mail de confirmation. Les étudiants doivent conserver soigneusement cette confirmation.
• Sur la plateforme d'inscription de l'EHESS, les étudiants fournissent ensuite quelques informations sur leur personne et leur formation académique. S'ils s'inscrivent pour la première fois à l'EHESS, ils doivent cliquer sur ce lien. Si l'étudiant est déjà inscrit à l'EHESS (par exemple dans le cadre du Master franco-allemand), il doit suivre ce lien.
• Ensuite, les étudiants sont invités à télécharger sur pjweb plusieurs documents relatifs à leurs études. Il s'agit notamment de la confirmation du paiement de la CVEC, du contrat de cotutelle ainsi que d'une confirmation du paiement des droits universitaires à Heidelberg comme preuve de l'exonération des droits universitaires à l'EHESS (si l'université d'origine est Heidelberg, dans un seul document) et d'une « déclaration de financement de la thèse de doctorat ». La preuve du paiement des frais semestriels à Heidelberg est disponible sur heiCO (également en anglais) (Anmeldung->Studiensbeitragsstatus, une capture d'écran suffit). Le contrat de cotutelle ne doit pas encore être signé, il est généralement envoyé par mail aux étudiants après acceptation de leur candidature sur ecandidat. La « Déclaration de financement de la thèse de doctorat » peut être rédigée par les étudiants eux-mêmes. Un document mentionnant les possibilités de financement de la thèse de doctorat envisagée, puis signé avec indication de la date et du lieu, suffit amplement à ce stade. Si les étudiants s'inscrivent pour la première fois à l'EHESS, ils doivent également mettre en ligne une photo. Ils confirment le dépôt du dossier en cliquant sur « valider » en bas à droite.
• Une fois tous les dossiers déposés vérifiés par le service de scolarité, les étudiants peuvent télécharger sur leurs comptes « ENT » leurs attestations d'inscription pour l'année universitaire (ENT->Service administratif->Mon dossier étudiant->Inscriptions).

Délai de l’inscription et de la réinscription à l’EHESS Paris

Le délai pour l'inscription administrative est généralement fixé à fin novembre. Les délais respectifs pour les différentes années académiques peuvent être consultés ici. Comme à l'UFA et à l'Université de Heidelberg, une réinscription est nécessaire à l'EHESS pour confirmer que l'étudiant souhaite poursuivre ses études dans l'établissement. Contrairement à la réinscription à l'Université Ruprecht-Karls de Heidelberg, celle-ci ne doit être effectuée qu'une fois par an pour l'année académique suivante. Pour cela, les étudiants doivent refaire l'inscription administrative (voir ci-dessus).